Notis Privasi / Privacy Notice
SOFIBOX RESOURCES · Pembangun / Developer: Arafat Ali
Versi / Version: 2026-11-01.v1 · 1 November 2026
Bahasa Melayu
1. Pengendali dan skop
KiraGaji dikendalikan oleh SOFIBOX RESOURCES. Pembangun: Arafat Ali. Hubungi cs@sofibox.com untuk privasi, sokongan atau aduan. SOFIBOX RESOURCES mengawal data akaun dan operasi perkhidmatan. Bagi rekod pekerja yang dimasukkan majikan, majikan menentukan tujuan penggajian dan SOFIBOX RESOURCES memprosesnya untuk menyediakan perkhidmatan.
2. Data, sumber dan tujuan
Kami menerima e-mel dan nama daripada anda; maklumat majikan, pekerja, pengenalan, akaun bank, gaji, potongan, kehadiran, caruman, slip serta imej tandatangan/cop daripada pengguna ruang kerja. Sistem turut menyimpan sesi, masa log masuk, pengesahan persetujuan dan log tindakan. Data digunakan untuk pengesahan akaun, pengiraan dan penyimpanan gaji, penyediaan slip, kawalan akses, keselamatan, pemulihan dan sokongan. Maklumat rangkaian seperti alamat IP boleh diproses oleh infrastruktur bagi penghantaran dan keselamatan.
3. Maklumat wajib dan pilihan
E-mel diperlukan untuk log masuk. Nama pekerja, majikan, kadar gaji dan butiran yang ditandai wajib diperlukan untuk pengiraan yang berkaitan. Jika tidak dibekalkan, fungsi tersebut tidak dapat digunakan. Butiran tambahan seperti nombor pengenalan, akaun bank, imej dan catatan adalah pilihan kecuali perlu bagi urusan majikan. Berikan data minimum; jangan masukkan diagnosis kesihatan, biometrik atau maklumat yang tidak diperlukan.
4. Akses dan pihak penerima
Pengguna yang diberi akses kepada ruang kerja boleh melihat dan mengurus rekod ruang kerja tersebut. Kakitangan/pentadbir SOFIBOX RESOURCES yang dibenarkan boleh menyemak data setakat perlu bagi sokongan, keselamatan, pemulihan atau kewajipan undang-undang; semakan melalui panel pentadbir direkodkan. Penyedia hos, e-mel, DNS, sandaran dan sokongan teknikal boleh memproses data yang diperlukan untuk tugas mereka. Data juga boleh diberikan kepada pihak berkuasa apabila diwajibkan undang-undang. Perkongsian PDF kepada pekerja atau aplikasi lain dilakukan atas pilihan pengguna. Data tidak dijual atau digunakan untuk iklan sasaran.
5. Lokasi dan pemindahan data
Pelayan utama menggunakan Akamai/Linode di Singapura, di luar Malaysia. Data akaun dan penggajian diproses di situ untuk menjalankan KiraGaji; sandaran turut dipegang untuk pemulihan. E-mel pengesahan diproses oleh sistem mel dan penyedia e-mel penerima, yang mungkin beroperasi di negara lain. Persetujuan anda meliputi pemprosesan dan pemindahan yang diterangkan bagi data anda. Majikan perlu memastikan notis dan asas sah yang sesuai bagi data pekerja; persetujuan pengguna sistem tidak menggantikan hak pekerja. Hubungi kami sebelum menggunakan perkhidmatan jika pemprosesan luar Malaysia tidak sesuai.
6. Keselamatan, simpanan dan pemadaman
Kami menggunakan HTTPS, pengesahan e-mel, pengasingan ruang kerja, kawalan akses dan sandaran. Tiada sistem menjamin keselamatan mutlak. Data disimpan setakat perlu untuk perkhidmatan, rekod majikan, keselamatan dan kewajipan undang-undang. Menyahaktifkan akaun atau memindahkan slip ke Tong Sampah tidak memadam data secara kekal. Pemilik ruang kerja boleh memadam rekod aktif melalui Tetapan → Data & akaun saya; penutupan akaun turut tersedia tertakluk kepada peranan. Ahli pasukan tidak boleh memadam rekod majikan. Pemadaman aktif tidak boleh dibatalkan. Permintaan pembersihan sandaran direkodkan untuk semakan pentadbir; sandaran tidak terpadam serta-merta. Nombor permintaan, pengenal ruang kerja dan cap masa minimum disimpan untuk menyelesaikan permintaan. Kami akan menerangkan rekod yang masih perlu disimpan dan sebabnya.
7. Hak dan pilihan anda
E-mel cs@sofibox.com untuk meminta akses, pembetulan, salinan/pemindahan data apabila terpakai, mengehadkan pemprosesan, menarik balik persetujuan atau menutup akaun. Kami mungkin mengesahkan identiti dan kuasa anda. Sesetengah permintaan tertakluk pada hak orang lain serta kewajipan undang-undang; penarikan persetujuan boleh menyebabkan fungsi tidak dapat diteruskan. Pekerja boleh menghubungi majikan mereka atau kami untuk penyelarasan. Anda juga boleh mengadu kepada Jabatan Perlindungan Data Peribadi melalui pdp.gov.my.
8. Kuki, perubahan dan hubungan
Kuki sesi diperlukan untuk log masuk; storan pelayar menyimpan bahasa dan status panduan permulaan. Tiada kuki pengiklanan ditambah oleh KiraGaji. Versi notis dan terma yang diterima serta masa penerimaan direkodkan selepas pengesahan identiti. Perubahan penting akan diterbitkan dengan versi baharu dan dimaklumkan dalam aplikasi. Hubungan privasi: SOFIBOX RESOURCES, cs@sofibox.com.
English
1. Operator and scope
KiraGaji is operated by SOFIBOX RESOURCES. Developer: Arafat Ali. Contact cs@sofibox.com for privacy, support or complaints. SOFIBOX RESOURCES controls account and service-operation data. For employee records entered by employers, the employer determines payroll purposes and SOFIBOX RESOURCES processes the records to provide the service.
2. Data, sources and purposes
We receive email and name from you; employer, employee, identification, bank, pay, deduction, attendance, contribution and payslip information, and signature/stamp images from workspace users. The system also stores sessions, login times, acceptance records and action logs. These support authentication, payroll calculations and storage, payslips, access control, security, recovery and support. Network information such as IP addresses may be processed by infrastructure for delivery and security.
3. Required and optional information
Email is required to log in. Employee and employer names, pay rates and fields marked required are needed for the relevant calculation. Without them, the function cannot be used. Additional identification, bank details, images and notes are optional unless required for the employer’s own purposes. Provide only necessary data; do not enter medical diagnoses, biometric data or unrelated information.
4. Access and recipients
Authorised workspace users can view and manage its records. Authorised SOFIBOX RESOURCES staff/administrators may review data as necessary for support, security, recovery or legal obligations; reviews through the administrator panel are logged. Hosting, email, DNS, backup and technical-support providers may process information needed for their tasks. Disclosure to authorities may occur where legally required. Users choose whether to share PDFs with employees or other applications. Data is not sold or used for targeted advertising.
5. Location and transfers
The main server uses Akamai/Linode in Singapore, outside Malaysia. Account and payroll data is processed there to operate KiraGaji; recovery backups are also held. Verification email passes through the mail system and recipient email providers, which may operate in other countries. Your consent covers the described processing and transfers of your own data. Employers must ensure appropriate notices and lawful grounds for employee data; a system user’s agreement does not replace employee rights. Contact us before using the service if processing outside Malaysia is unsuitable.
6. Security, retention and deletion
We use HTTPS, email authentication, workspace separation, access controls and backups. No system guarantees absolute security. Data is retained as necessary for the service, employer records, security and legal duties. Deactivation and moving payslips to Trash do not permanently erase data. Workspace owners can delete active records through Settings → My data & account; account closure is also available subject to role. Team members cannot delete employer records. Active deletion cannot be undone. Backup cleanup requests are recorded for administrator review; backups are not immediately erased. A minimal request number, workspace identifier and timestamp are retained to fulfil the request. We will explain which records must remain and why.
7. Your rights and choices
Email cs@sofibox.com to request access, correction, a copy/portability where applicable, restriction of processing, withdrawal of consent or account closure. We may verify your identity and authority. Requests may be limited by others’ rights and legal duties; withdrawal may prevent continued service. Employees may contact their employer or us for coordination. Complaints may also be made to Malaysia’s Personal Data Protection Department at pdp.gov.my.
8. Cookies, changes and contact
Session cookies are needed for login; browser storage remembers language and onboarding dismissal. KiraGaji adds no advertising cookies. Accepted notice/terms versions and acceptance time are recorded after identity verification. Material changes will be published as a new version and communicated in the application. Privacy contact: SOFIBOX RESOURCES, cs@sofibox.com.